Детский центр «Умники» — управление 5 филиалами в Битрикс24
01 Проблема
Пять филиалов «Умников» работали автономно: каждый вёл учёт в своей таблице, записывал детей по телефону и в тетрадке. Родители не могли записать ребёнка онлайн и жаловались на невозможность дозвониться. Расписание составлялось вручную и часто конфликтовало — педагоги работали в 2-3 филиалах и путались в графиках. Оплаты принимались наличными, не было прозрачности по задолженностям. Руководитель сети узнавала о проблемах от родителей, а не из отчётов.
Цели проекта
- Создать единую систему записи и учёта по всем филиалам
- Внедрить онлайн-запись для родителей
- Автоматизировать расписание педагогов с учётом работы в нескольких филиалах
- Настроить прозрачную финансовую аналитику и контроль оплат
02 Решение
Развернули Битрикс24 как единый центр управления сетью: CRM для работы с родителями, задачи и расписание для педагогов, онлайн-запись через виджет на сайте, автоматический контроль оплат и посещаемости. Родители получили личный кабинет, а руководство — полную прозрачность.
Создание единой базы учеников и родителей
Объединили данные из 5 филиалов: 1 800 активных учеников с привязкой к родителям, группам, направлениям и педагогам. Каждый ребёнок — карточка контакта с полной историей: какие курсы посещал, оценки, оплаты, комментарии педагогов.
Онлайн-запись и личный кабинет
Разработали виджет записи для сайта: родитель выбирает филиал, направление, удобное время и оплачивает пробное занятие онлайн. После записи заявка автоматически попадает в CRM, администратор получает уведомление, а родитель — подтверждение в WhatsApp.
Автоматизация расписания
Настроили систему расписания с учётом загрузки залов, графиков педагогов и наполняемости групп. При болезни педагога система автоматически предлагает замену из свободных специалистов и уведомляет родителей о замене.
Контроль оплат и абонементов
Внедрили систему абонементов с автоматическим учётом посещений и остатка занятий. За 3 дня до окончания абонемента родитель получает напоминание с возможностью продлить онлайн. При задолженности более 7 дней — автоматическая задача администратору.
Коммуникации с родителями
Настроили уведомления через WhatsApp: подтверждение записи, напоминание о занятии, отчёт педагога после урока (что изучали, успехи ребёнка), информация об акциях и мероприятиях. Родители оценили прозрачность и стали более лояльными.
Интеграции
03 Сложности и как мы их решили
Администраторы филиалов боялись потерять контроль
Администраторы привыкли быть «хозяйками» своего филиала и боялись, что единая система ограничит их влияние. Дали каждому администратору расширенные права в рамках своего филиала, сохранив автономию в операционных вопросах, но обеспечив прозрачность для руководства.
Педагоги не хотели заполнять отчёты после занятий
Упростили форму отчёта до 3 полей: тема занятия (из выпадающего списка), успехи ребёнка (шаблоны + свободный текст), рекомендации родителям. Заполнение занимает 2 минуты, а родители получают персонализированную обратную связь — что повысило NPS на 15 пунктов.
04 Результаты
Битрикс24 объединил наши 5 филиалов в единый организм. Родители записывают детей онлайн за минуту, педагоги видят своё расписание на телефоне, а я вижу финансы и загрузку в реальном времени. NPS вырос с 71 до 92 — родители чувствуют, что мы стали на голову профессиональнее.
Хотите такой же результат?
Расскажите о задаче — подберём решение и покажем релевантный опыт
Обсудить проект