С использованием универсальных списков в Битрикс24 можно вести учет документов, составить реестр сертификатов, перечень корпоративных книг — в общем, подготовить списки любых объектов. Рассмотрим на конкретном примере, как с помощью списков можно вести учет рекламных материалов. Пример подробный, я постараюсь останавливаться на каждом шаге, чтобы вы ничего не упустили:)
Функция Универсальные списки доступна только на максимальном тарифе Битрикс24. Узнать подробнее вы можете на странице тарифов.
В чем отличие от обычного списка, который можно подготовить, скажем, в Excel?
В Битрикс24 такие списки могут обновлять несколько сотрудников. Причем права доступа к ним распределяете вы сами (некоторые сотрудники смогут только просматривать, кто-то — вносить изменения, а кому-то можно совсем закрыть доступ).
В списках Битрикс24 может храниться самая разная информация: обычные текстовые названия, описания, даты или, к примеру, файлы (это может быть макет рекламной листовки или скан-копия документа).
Некоторые данные в списках могут заполняться автоматически: имя сотрудника, который добавил элемент в список или изменил его, дата изменения и т.д.
К тому же, списки поддерживают автоматическую обработку документов с помощью бизнес-процессов, которые вы сами можете настроить!
Реализация примера
Список можно создать отдельно либо внутри рабочей группы. Если список создан отдельно, права доступа регулируются в настройках списка (чтобы открыть доступ сотрудникам, это нужно настроить дополнительно). Если список создан внутри группы, то по умолчанию права доступа будут такие, как задано в группе (все члены рабочей группы будут иметь доступ на просмотр этого списка).
В нашем примере мы будем создавать список вне рабочей группы. Перейдите на страницу Компания > Списки и нажмите кнопку Создать новый. Вам откроется страница создания нового списка.
Укажите название списка и описание. Если вы планируете автоматизировать работу с рекламными материалами, оставьте галку Включить поддержку бизнес-процессов. Если нет, можете убрать ее. В любом случае, вы всегда сможете ее вернуть.
Для того чтобы в процессе работы с рекламными материалами всем сотрудникам было удобно добавлять новые элементы, лучше так и назвать их — материалы (это настраивается на вкладке Подписи).
В настройке прав Доступа выберем всех сотрудников отдела рекламы:
и дадим им право на Добавление в панели (это означает, что сотрудники отдела смогут добавлять элементы в список, но не смогут их удалять).
Сохраняем изменения. В списке мы видим новый блок — «Рекламные материалы».
Теперь нужно определить, какая информация о рекламных материалах нам нужна в этом списке. Откроем снова наш список и выберем действие Настроить поля:
Здесь уже есть первое поле — Название. Его нельзя удалить, т.к. оно обязательное для любого списка, но его можно отредактировать, чтобы оно лучше подходило к сути списка. В нашем примере заменим его на Название рекламного носителя. Для этого можно кликнуть по названию или два раза кликнуть по любому месту в этом поле или открыть левым кликом мышки меню в иконке слева. Меняем название и сохраняем.
Нам важно учитывать количество материалов на складах в двух офисах — в Москве и в Санкт-Петербурге. Добавим поле Количество на складе в Москве, тип поля выберем Число:
Укажите опции Показывать в форме добавления и Показывать в форме редактирования, если хотите, чтобы при добавлении нового материала в списки у них запрашивалась данная информация. В нашем примере это необходимо делать, поэтому обе галки оставляем.
Такое же поле создадим для склада в Санкт-Петербурге.
Нам важно знать, кто из сотрудников добавляет рекламные материалы в список. Точно также с изменениями. Для этого добавим поле Кем создано с аналогичным типом Кем создан:
Обратите внимание, что здесь мы снимаем галки с полей Показывать в форме добавления и Показывать в форме редактирования. Это значит, что при добавлении в список рекламного материала эти поля не будут показываться и перегружать форму, но информация о том, кто и когда добавил материал, сохранится автоматически.
Итак, основные настройки списка рекламных материалов выполнены. Можно добавлять материалы. Чтобы это сделать сотруднику нужно зайти в созданный нами список, нажать кнопку Добавить материал и заполнить созданные нами поля:
Данные о том, кто добавил листовки в список, появятся автоматически:
Каждый сотрудник (у которого есть доступ к этому списку) может настроить для себя вид (то, как будет показываться список рекламных материалов в таблице). Для этого нужно кликнуть на значок с изображением шестеренки в левой части шапки таблицы и выбрать нужные поля списка:
Вы можете добавлять свои поля в список, а в будущем настроить автоматическую рассылку уведомлений об изменениях в списке материалов с помощью Бизнес-процессов в Битрикс24.
Очень надеюсь, что мне удалось показать, как можно эффективно работать со списками:) Удачи в работе!