Группы и проекты помогают объединить все задачи, файлы, сообщения и встречи в одном месте. Вы всегда сможете просмотреть какие действия и задачи были выполнены в той или иной группе.
Группы (проекты) позволяют работать внутри определенного коллектива людей, т.е. все действия внутри них доступны только ее участникам, другие сотрудники не будут иметь к ним доступ.
Как создать группу (проект)?
Для того, чтобы создать группу или проект найдите раздел Группы в главном меню и нажмите Cоздать в правом верхнем углу.
Выберите то, что вы хотите создать: Группу или Проект.
Нажмите Продолжить.
Укажите название проекта и добавьте описание к нему. Для уникальности выберите тему оформления и аватар.
В разделе Расширенные настройки также доступны параметры:
- Теги – ключевые слова, по которым удобно объединять разные группы (проекты) по темам, доступным в поиске.
- Возможности – укажите какие инструменты будут доступны участникам проекта (например, вы можете оставить только Сообщения, Календарь, Задачи и Диск , если это рабочий проект).
- Тип группы (проекта) – поставьте галочку для публикации проекта или группы
- Внешние пользователи – разрешите доступ внешним пользователям к проекту или группе.
Если используется тип группы – Проект, то добавится еще поле Сроки проекта.
Выберите уровень конфиденциальности проекта или группы.
Нажмите Продолжить.
Укажите Руководителя проекта и его Помощника. В настройках группы данные разделы изменятся на Владельца и Модератора, соответственно. Также пригласите участников, которые будут задействованы в рамках проекта или группы. Нажмите Продолжить.
Приглашенным сотрудникам придет уведомление-запрос на вступление.
Про типы групп (проектов) по правам доступа, а также права доступа к инструментам группы можно прочитать в одноименной статье.
Проект готов! Чтобы изменить настройки, внести данные или пригласить сотрудников в существующий проект, в правом верхнем меню кликните О проекте и нажмите кнопку Действия. Выберите необходимый пункт меню.
Название, описание, изображение и все настройки может менять только владелец группы (руководитель проекта).
Чем отличается группа от проекта?
По сути, проект – это частный случай группы, у которой есть определенные сроки начала и конца проекта.
Основное отличие проекта от группы – это связь сроков проекта и сроков задач. Сроки задачи проекта нельзя ставить и изменять вне сроков проекта.
Есть небольшая особенность в дате завершения проекта. Если вы ставите задачу в проекте на дату завершения проекта, то система может выдать предупреждение о выходе за сроки проекта. Для решения этого случая нужно при создании или редактировании проекта ставить вручную срок окончания проекта с конкретным временем, например 23:59.
Как перевести проект в группу и обратно?
Проект в любое время можно перевести в группу – в правом меню выберите О проекте>Действия> Редактировать проект. Затем в разделе Расширенные настройки нужно убрать галочку с пункта Проект.
Аналогичным образом можно перевести группу в проект. Поставьте галочку Проект и укажите его срок.
При изменении проекта на группу, руководитель проекта становится владельцем группы, а помощник руководителя проекта – модератором. Сами же права доступа не меняются.
Проекты имеют все те функции, которые имеют группы – Сообщения, Фотогалерея, Календарь, Задачи, Диск, Чат, Списки, Wiki, База знаний.
Как пригласить сотрудников в группу (проект)?
Это можно сделать как при создании группы (проекта), добавив участников из структуры компании, так и в уже созданной группе:
- Если существующие группа или проект открытые и видимые, то любой сотрудник может присоединиться самостоятельно.
- Если существующие группа или проект закрытые или секретные, то пригласить сотрудников в группу (проект) смогут только участники, указанные в опции Приглашать в проект (группу) могут .
Чтобы пригласить новых участников, откройте нужную группу (проект), в верхнем правом углу кликните на кнопку О проекте (о группе) и выберите раздел Действия. Из списка нажмите на Пригласить в проект и укажите новых участников.
Чтобы управлять заявками на вступление в группу (проект), нужно выбрать пункт меню Действия > Входящие запросы.
Выделите заявки от сотрудников и нажмите кнопку Одобрить вступление или Отказать.
Кто может создавать группы (проекты)?
Создавать группы и проекты в облачной версии Битрикс24 может любой сотрудник компании.
В коробочной версии Битрикс24 право на создание групп и проектов регулируется в административном интерфейсе во вкладке Группы профиля пользователя – для этого служит группа прав Могут создавать рабочие группы.
Число групп и проектов в Битрикс24 неограниченно.
Администратор Битрикс24 может видеть и редактировать все группы и проекты в компании. Для этого нужно активировать режим администратора.
