Зачем нужны права
Права доступа в CRM необходимы для разделения зон ответственности при работе с клиентами. Сотрудник не будет тратить время на обработку чужих лидов, не сможет «случайно» изменить информацию о компании или экспортировать клиентскую базу.
Функция Права доступа к CRM по ролям доступна не на всех тарифах Битрикс24. Узнать подробнее вы можете на странице тарифов.
Права в CRM настраиваются так: вы создаёте роль в CRM, затем присваиваете её сотруднику, отделу или группе сотрудников. После этого редактируете права конкретной роли.
Как настроить роли в CRM
Роль в CRM — это определенный набор прав, который можно присвоить одному или нескольким сотрудникам, отделу или группе.
Представьте, что отдел продаж состоит из 20 менеджеров, у которых должны быть одинаковые права в CRM. В Битрикс24 не придётся 20 раз устанавливать одни и те же права. Вы создаёте роль, например, менеджер по продажам, один раз её настраиваете и присваиваете всем нужным сотрудникам. Такой способ позволяет быстрее назначать и редактировать права в CRM.
Перейдите в CRM — Настройки — Права — Права доступа.
В правой части экрана отображается список ролей. По умолчанию доступны две: Менеджер и Администратор. При необходимости можете создать дополнительные роли или удалить лишние.
Как создать и удалить роль
Не стоит создавать отдельную роль для каждого сотрудника. Чем больше ролей, тем сложнее их настраивать и поддерживать в актуальном состоянии.
Нажмите Добавить под списком ролей.
Укажите название роли и сохраните настройки. Права доступа рассмотрим далее по тексту.
Если хотите удалить роль, нажмите на крестик.
В левой части отображается список сотрудников, которым присвоены роли в CRM.
Сотрудник не сможет зайти в CRM, если у него, или отдела, в котором он состоит, не указана роль.
Нажмите Добавить право доступа под списком сотрудников.
Вы можете выбрать конкретного пользователя, отдел компании или участников группы/проекта. Выберите подходящий вариант.
Укажите роль в CRM у сотрудника или группы сотрудников, которых выбрали.
Старайтесь избегать конфликта прав. Он возникает, когда для одного и того же сотрудника установлены различные, зачастую противоположные, права доступа. Например, для отдела установлены минимальные права, а персонально для сотрудника максимальные.
Подробнее о конфликте прав читайте в статье Как работают права CRM в случае конфликтов.
Как настроить права у ролей
У каждой роли есть набор прав. Права определяют, какие действия с какими элементами CRM может выполнять сотрудник.
Выберите роль, которую хотите настроить, и нажмите на карандашик.
В левой части таблицы находится список элементов, к которым применяются права. Список возможных действий находится в верхней части, а в центральной — права на действия с элементами.
Настройте права для выбранной роли и сохраните изменения.
Подробнее о списке элементов
Для лидов и сделок можно настроить права для каждой стадии. В списке Сделка означает основное направление сделок.
Подробнее о действиях с элементами
Любое право даёт разрешение на совершение только одного определённого действия. Право на изменение сделок не даёт право на создание новых или удаление существующих.
- Чтение — только просмотр элемента CRM, без возможности изменения или удаления.
- Добавление — позволяет создавать элементы. Если при этом отсутствует право на чтение, то сотрудник не сможет увидеть элемент после создания.
- Изменение — позволяет редактировать элементы, которые сотрудник может видеть.
- Удаление — позволяет удалять элементы, которые сотрудник может видеть.
- Экспорт — позволяет экспортировать элементы CRM. Подробная инструкция есть в статье Экспорт данных из CRM.
- Импорт — позволяет импортировать элементы CRM. Подробная инструкция есть в статье Импорт данных из CRM.
Просматривать роботов могут любые сотрудники. А право на Изменение разрешает также удалять роботов.
Подробнее о правах на действия
- Нет доступа — закрыт доступ на все возможные действия с элементами.
- Свои — доступ есть только к тем элементам, в которых сотрудник является ответственным.
- Свои + своего отдела — то же самое, что Свои, дополнительно элементы сотрудников своего отдела.
- Свои + своего отдела + подотделов — то же самое, что Свои + своего отдела, дополнительно элементы сотрудников своего подотдела.
- Все открытые — то же самое, что и Свои + Своего отдела + подотделов, дополнительно все элементы, у которых включена опция Доступен для всех.
- Все — доступ ко всем элементам в CRM.
Опция Разрешать изменять настройки даёт полные права на все настройки в CRM, включая бизнес-процессы, интеграции, товары и так далее. Мы не рекомендуем включать её для рядовых сотрудников.
