Задачи — это инструмент для организации работы компании. С их помощью сотрудники планируют свою работу, а руководители учитывают эффективность подчиненных и управляют проектами.
Как создать задачу
Чтобы создать новую задачу, перейдите в раздел Задачи и проекты > Задачи > Добавить задачу.
1. Напишите название и описание
Введите название задачи — это позволит вам быстро ориентироваться среди большого количества задач. В описании задачи подробно распишите ответственному, что нужно сделать.
Нажмите на поле Это важная задача. Такие задачи отмечаются огоньком в списке и сотрудник поймет, что вопрос требует срочного решения.
2. Составьте Чек-лист
Чек-лист удобен при работе с большими задачами. Разложите задачу на составляющие, так сотрудники поймут с чего начать, а вам будет легче следить за её выполнением.
Подробнее вы можете прочитать в статье Чек-листы в задачах.
3. Добавьте сотрудников в задачу
Существуют 4 роли: Ответственный, Постановщик, Соисполнитель и Наблюдатель.
- Ответственный — сотрудник, исполняющий задачу. Если во время создания задачи вы добавите двух разных ответственных, то для каждого будет создана своя задача.
- Постановщик — сотрудник, который назначил задачу. Он будет подтверждать ее выполнение.
- Соисполнитель — сотрудник или сотрудники, участвующие в выполнении задачи. У задачи может быть только один ответственный, но сколько угодно соисполнителей.
- Наблюдатель — сотрудники не участвующие в исполнении задачи, но следящие за ее исполнением. Они могут получать уведомления и оставлять комментарии.
Если вас добавили в задачу в качестве наблюдателя, то для вас автоматически будет установлен режим Без звука. В этом режиме вы не будете получать уведомления по задаче, а счетчик живых комментариев будет выделен серым.
Подробнее вы можете прочитать в статьях: Вопросы о задачах и проектах и Как работают пинги в Задачах
Как поставить задачу от лица другого сотрудника
Если вы администратор портала, просто выберите нужных сотрудников в качестве ответственного и постановщика.
Если задачу создаёт сотрудник, он может выбрать другого постановщика, но в такой задаче он всегда будет в роли ответственного.
4. Определите сроки выполнения задачи
Нажимайте на поле Крайний срок или используйте Планирование сроков, для установки времени на задачу вплоть до минуты.
5. Укажите настройки во Вкладке Ещё
Во вкладке Еще можно настроить ряд функций: разрешить ответственному менять сроки задачи,пропустить выходные и праздничные дни и т.д.
Наведите курсор на иконку со знаком вопроса рядом с каждой опцией, чтобы прочитать ее детальное описание.
6. Включите дополнительные настройки задач.
Для детальной работы с задачами, выставляйте специальные настройки. Нажмите на вкладку Дополнительно и выберите нужные опции к задаче.
- Проект – позволяет связать задачу с проектом.
- Учет времени – включает учет для выполнения задачи.
- Напомнить о задаче – позволяет добавить напоминание о задаче.
- Повторять задачу – включите опцию, чтобы настроить параметры повторения задачи.
- Гант – Что такое Диаграмма Ганта и как с ней работать?
- CRM – позволяет добавить в задачу элементы CRM.
- Теги – создайте теги для удобного поиска и фильтрации по задачам.
- Пользовательские поля – позволяет добавлять пользовательские поля в задачи.
- Связанные задачи – позволяет визуально связать одну задачу с другой.
- Результат задачи – с помощью опции можно запросить обязательный отчет при завершении задачи.
Когда вы внесете все настройки, нажмите кнопку Поставить Задачу.
