[музыка] в этом ролике мы расскажем вам Как создавать офисы в программе и для чего это необходимо при создании офиса в программе у него появляется собственная касса собственная клиентская база и к данному офису можно подвязать неограниченное количество сотрудников но мы вам рекомендуем подвязать только тех сотрудников которые соприкасаются работе
С данным офисом а те сотрудники которые территориально или ещё по каким-то причинам не взаимодействуют с данным офисом то не надо их к нему подвязывать соответственно данные сотрудники не будут выходить в списках сотрудников которым менеджер из кассы данного офиса может выдать денег в подотчёт или на
Аванс или на ГСМ они не будут выходить в календарях по планированию замеров и монтажей у данного менеджера И вообще не будут мельтешить лишний раз перед глазами там где они не нужны Итак для создания офиса в программе необходимо зайти в администрирование а затем в блоке структура выбрать вкладку
Офисы перейдя во вкладку офисы мы видим сводную таблицу в которой находится список всех офисов компании с краткая информация о них это название офиса номер офиса этот номер программа сама автоматически присваивает офису и дальше мы расскажем где он будет задействован склад к которому привязан офис адрес телефон email список сотрудников которые
Подвязать по которой мы можем понять работает у нас этот офис или уже нет при регистрации в программе один офис уже был создан автоматически и подвязалася нажимаем кнопку добавить офис или для редактирования созданного офи офи нажимаем кнопку просмотр и попадаем в его карту где указываем название офиса если офис арендуемый то в ячейке
Тип собственности выбираем арендуемый А в ячейке арендодатель нажимаем на плюс и заполняем данные по арендодателю достаточно указать только наименование А все остальные сведения об арендодателем внести в справочники арендодателей которые после данного действия туда автоматически добавится Как заполнять справочник арендодателей Вы можете посмотреть в другом ролике и нажимаем кнопку добавить далее указываем адрес офиса
Нажав на значок домик и в появившемся окне заполняем необходимые поля если улицы новые или такого адреса по какой-то причине нет в кларе то вы адрес можете заполнить собственноручно в Нижнем поле и нажимаем Окей далее мы можем указать номер телефонов офиса email обязательно выбираем склад к которому относится офис
Можем указать режим работы офиса площади складские и торговые а также в поле примечания написать какие-нибудь заметки и выбираем дату открытия офиса если не помним дату открытия то указываем текущую дату и нажимаем сохранить всё офис добавлен для того чтобы быстро создать офис в программе достаточно внести только название офиса
Выбрать склад к которому он относится и указать дату открытия все остальные сведения можно заполнить позже Или вообще не заполнять Но для того чтобы списывать арендные платежи в кассе на данный офис а не прочий расход то обязательно необходимо выбрать тип собственности и указать арендодателя для того чтобы менеджер печатала все документы для клиента автоматически
Заполненные в программе то необходимо заполнить все ячейки данные которых будут задействованы в договоре или в других документах для тех случаев когда вы платите за офис минный налог рассчитываемый от квадратуры торговой площади то можно один раз указать здесь эти сведения и потом всегда понимать Из каких площадей рассчитывается налог и
Иметь быстрый доступ ко всем сведениям в случае необходимости После нажатия кнопки сохранить в офисе появятся четыре вкладки карта офиса — Это та которую мы только что заполнили сотрудники здесь будет находиться список всех сотрудников подвязали основные средства в этой вкладке мы можем заполнить основные средства которые были куплены для
Данного офиса и вкладка платежи здесь мы делаем начисление арендной платы в случае если мы офис арендуем начисление ЕНВД за офис если мы используем такую систему налогообложения начисление коммунальных платежей платежи за интернет и после проведения оплаты в кассе за все ранее перечисленные статьи расходов и за офисные расходы И связь то здесь мы
Будем видеть анализ взаиморасчёты по всем этим статьям перейдя во вкладку сотрудники мы можем посмотреть список сотрудников которые подвязали и при необходимости подвязать ещё какого-нибудь сотрудника созданного ранее в программе для этого нажимаем на кнопку добавить существующего сотрудника и в появившемся окне нажимаем на кнопку добавить напротив фмили интересующего нас сотрудника или наоборот отвязать
Ненужного А также есть возможность отредактировать данные любого сотрудника не переходя для этого во вкладку сотрудники а нажав на кнопку редактировать или создать нового сотрудника нажав на кнопку добавить нового сотрудника и заполнить все необходимые сведения о новом сотруднике и После нажатия кнопки сохранить новый сотрудник автоматически будет создан и привязан к данному
Офису ние вкладки основные средства переходим в неё и нажимаем кнопку добавить основное средство и в появившемся окне заполняем наименование основного средства например принтер и Обратите внимание что программа автоматически создаёт инвентарный номер где последнее обозначение о 311 означает значение данного офиса в котором было создано Это основное средство соответственно Если вы данное основное
Средство переместите из из этого офиса в другой то этот номер навсегда останется за этим основным средством и потом всегда можно будет понять куда изначально приобреталась данное средство и также так как программа сама генерирует инвентарные номера вам нет необходимости их выдумывать самим а просто для того чтобы сделать опись имущества находящегося в офисе
Достаточно просто забить все основные средства в программу и потом уже написать на них инвентарные номера которые программа сама сформировала далее указываем стоимость основного средства и дату покупки если не помним дату покупки то указываем текущую дату в поле описания можем указать какие-то особенные характеристики основного средства Ну например модель принтера и
Производителя Если Вы только что приобрели основное средство и Вам необходимо эту проводку провести в кассе то для корректного списания денежных средств в кассе Вам необходимо сначала создать здесь Это основное сст и поставить галочку напротив требуется оплата в кассе и тогда при проведении этой проводки в кассе ваш расход спишется на статью покупка основных
Средств и конкретно на Это основное средство и на этот офис а в отчёте о доходах и расходах вы эту покупку увидите в поле инвестиции и нажимаем кнопку добавить всё основное средство добавлено и мы видим оно прописала сводной таблице в которой находится список всех основных средств используемых в данном офисе с
Краткой информацие о них это наименование основного средства инвентарный номер стоимость дата покупки описание фамилия сотрудника Вноси вше данное средство в программу и статус Где мы можем посмотреть имущество которое сейчас используется в офисе и которое уже списано столбце действия мы можем нажать кнопку просмотр и отредактировать основное средство или его списать
Поставив галочку напротив ячейки списано и нажав сохранить А если основное средство было передано в другой склад или офис то чтобы всегда быть в курсе его местонахождения необходимо нажать кнопку переместить и в появившемся окне выбрать куда мы его перемещаем на склад или офис и выбрать название склада или офиса в поле причина можно указать
Причину перемещения основного средства и нажать сохранить Всё теперь это средство будет находиться в списке основных средств того склада или офиса куда мы его переместили и так как у менеджера на его рабочем интерфейсе на левой панели будет находиться список основных средств её офиса и склада к которому привязан её
Офис то дав ей указания в случае перемещения основных средств в другие офисы делать данную проводку в программе в случае покупки нового основного средства заносить это средство в программу или в случае прихода в негодность основного также списывать его в программе вы как руководитель всегда можете быть спокойны что ничего не будет потеряно и утрачено
Да ещё К тому же это в какой-то степени сделает сотрудников более ответственными так как теперь при приёме на работу Вы можете им предоставить список имущества за которое Они несут материальную ответственность перейдя во вкладку платежи мы видим список всех расходов которые можно отнести к расходам за данный офис это такие как аренда в
Данной вкладке мы можем производить начисление арендной платы за данный офис для этого необходимо нажать на кнопку начислить арендную плату и в появившемся окне указать сумму арендной платы в месяц пусть будет 32.000 руб и вы про период с какого и по какой произвести эти начисления в программе например с марта СТ по февраль
2017 Обратите внимание что программа сама автоматически для проверки правильности выбранного периода в поле количества платежей просчитать сколько будет начислено платежей В выбранном диапазоне периода и нажимаем кнопку добавить и мы видим что программа автоматически в столбце начислена прописала платежи за аренду в выбранных месяцах теперь после каждой проводки в
Кассе по оплате аренды за данный офис программа автоматически будет заполнять столбец оплачено и выводить отсчёт о том сколько должны или не должны вы за аренду Давайте посмотрим как это работает сегодня у нас апрель и мы начислили аренду с марта шестнадцатого по февраль семнадцатого Мы за Март ещё
Не платили то есть у нас долг и за апрель должны заплатить в начале месяца если посмотреть на нижние ячейки то программа нам сама просчиталась начислена к оплате на сегодня 64.000 это за Март и апрель оплачено 0 руб так как мы ещё не платили и долг всего на текущую дату 64.000 руб в
Нижней ячейке указывается долг за 2016 год но так как офис только создали в программе и нет предыдущего года с которого могли ещё и перетерта ячейка не является такой уж информационной но в разрезе 2 лет она уже будет информировать о том какая сумма долга всего у компании и сколько
За 2016 год а если мы перейдём на 2015 год то она покажет сколько мы должны за 2015 год Ну в нашем случае но руб Итак сейчас мы переходим в кассу и производим оплату в кассе аренды сразу же одной суммой за Март и апрель выбираем расход аренда основание офис и
Из выпадающего списка выбираем интересую на офис и указываем сумму арендной платы 64.000 руб и нажимаем добавить вот мы видим проводка прописала в кассе Теперь давайте посмотрим как она прописала во вкладке платежи в данном офисе и мы видим сумма платежа прописала в столбце оплачена в двух месяцах и долг
Стал 0 руб если мы нажмём на сумму у столбце начислено то мы увидим историю того когда и кто начислил эту сумму если мы нажмём на сумму в столбце оплачено то мы увидим историю того когда кто и из какой кассы оплачивал эту аренду ссылка на кассу активная Так что нажав на неё
Мы попадём в ту кассу и в тот день когда проводилась оплата если мы посмотрим на сумму в столбце платежи то увидим отчёт о том сколько всего и На какую сумму было совершено платежей в апреле по оплате аренды за данный офис в нашем случае мы видим что в апреле было выплат
По аренде на сумму 64.000 руб а если мы нажмём на эту сумму то мы увидим разъяснение о том на какие месяца этот платёж в сумме 64.000 руб проведённый в кассе бухгалтера 7 апреля зачислил и мы видим что сумма 32.000 руб зачислились на март и 32.000 руб зачислились на
Апрель теперь посмотри что мы видим внизу в ячейке оплачено прописала сумма оплаты и долг стал но руб Теперь давайте поменяем сумму арендной платы в марте с 32000 руб на 10.000 руб для этого нажимаем кнопку изменить напротив этого месяца и в появившемся окне указываем сумму 10.000 руб и нажимаем добавить смотрим кака в столбце
Начислена и видим что прописала история изменения суммы Теперь вы уже можете не переживать за мошенничество со стороны бухгалтера так как всё легко найти и доказать кстати вот это и есть одна из причин почему мы настаиваем на том чтобы у каждого сотрудника был свой логин и пароль в программе И почему ни в коем
Случае нельзя никому давать ваш логин и пароль далее Мы видим что в столбце оплачено поменялась сумма оплаты за этот месяц на сумму 10.000 руб и Давайте теперь посмотрим какая отобразилась информация в столбце платежи и мы видим что программа уже по-другому разнесла платёж 64.000 руб она 10.000 руб
Зачислил на март 32.000 руб на апрель а излишний остаток денег Она раскинула на следующий месяц май и мы это подтверждение видим в столбце оплачено в мае и долг за май стал не 32.000 руб а 10.000 руб а О чём нам и торжественно сообщает программа в Нижних ячейках начислена к оплате на сегодняшнюю дату
42.000 руб оплачено 64.000 руб и соответственно на сегодня переплата составляет 22.000 руб как только наступит май то программа всё сама пересчитают и если не менять начисления то она сообщит о том что у вас долг по аренде по состоянию на май месяц составляет 10.000 руб как Вы уже заметили что если есть
Необходимость поменять сумму начислений в каком-то одном из месяцев то это можно сделать нажав кнопку изменить напротив интересующего месяца Также вы можете производить и начисления Если вы желаете производить начисления не разом на какой-то длительный период а каждый месяц по отдельности то можно воспользоваться кнопкой изменить Ну а если вам необходимо поменять начисление
В нескольких месяцах подряд на одну и ту же сумму то вы нажимаете кнопку начислить арендную плату указываете сумму которая должна проставиться выбираете период с какого по какой должны прописаться новые суммы и нажимаете кнопку добавить всё программа поверх предыдущих сумм переписала новые Но все эти изменения навсегда зафиксировала в истории и автоматически
Пересчитала оплату и долг в столбце действия Вы можете подкрепить любую скан-копию документов например счёт на оплату чтобы при необходимости к нему обратиться Все изменения которые вы будете производить в данной вкладке будут дублировать во вкладке платежи у данного арендодателя который находится в справочнике арендодателя по сути это одна и та же вкладка которой возможен
Доступ отсюда и справочника арендодателя соответственно все изменения которые вы будете совершать во вкладке платежи у данного арендодателя будут автоматически меняться здесь так что в принципе если у вас нет необходимости заполнять более подробную информацию об арендодателя вам данное помещение то справочником арендодатели можете и не пользоваться А смотреть всю информацию по расчётам за
Аренду здесь а можете сделать наоборот при создании офиса не менять тип собственности не заполнять никаких сведений об арендодателем А всё это позже может сделать бухгалтер справочники арендодателя и при создании арендодателя программа автоматически его повят к офису и все необходимые сведения перене сюда вкладки ЕНВД происходит начисление сумм единого налога на вменённый доход
Который рассчитывается от торговой площади офиса если у вас другая система налогообложения то для того чтобы все расходы списывались на соответствующие статьи в программе создан справочник налоги в котором вы можете сделать начисление по всем налогам которые Вам приходится платить как пользоваться данным справочником Вы можете посмотреть в ролике налоге в данной вкладке принцип
Начисления налога его изменения и оплаты аналогичен работе вкладки аренда единственная разница заключается в том что данный налог начисляется не помесячно а поквартально Сводная таблица в которой собираются все начисление налога ЕНВД за все офисы находятся справочники налоги соответственно Вы можете производить начисление налога не здесь а в нём и все данные перенесут
Сюда вы вообще если не желаете дробить налог и нвд по отдельным офисом а хотите его начислить общей суммой или если вы налог нвд платите не от площади офисов а от количества сотрудников то можно его заполнить справочники налоги и вести только в одном из офисов во вкладке коммунальные платежи и во вкладки
Интернет происходит начисление коммунальных расходов и расходов на интернет за данный офис принцип работы данных вкладок аналогичен принципу работы вкладки аренда соответственно нет никакого смысла повторяться во вкладке офисные расходы И связь нет возможности сделать начисление в ней только фиксируются суммы оплат проведённых в кассе на данные статьи расходов по
Месячны то есть зайдя в эти вкладки вы можете увидеть Сколько в конкретном месяце вы потратили на офисные расходы или на связь за данный офис и нажав на сумму в столбце оплачено Вы можете посмотреть из каких Каз и кем производились данные платежи резюмируя всё вышесказанное основной целью создания офиса со своими личными
Вкладками было то чтобы руководитель зайдя в офис мог увидеть в одном месте не только название офиса его адрес но и посмотреть всю информацию об офисе начиная от тех лиц которые в нём работают списки его имущественного состояния на что при открытии офиса также было немало потрачено денег и заканчивая всеми тратами которые ложатся
На данный офис если не полениться и один раз делать начисление аренды налога суммы который вообще меняются возможно коммуналка и интернет тоже постоянны то потом можно не сомневаться в том что все расходы списываются верно и в необходимом объёме А что может быть лучше для руководителя чем полная прозрачность в финансовых вопросах и Что
Может быть лучше для непорядочно бухгалтера чем полный туман и неразбериха Если вы закрыли данный офис то его невозможно просто взять и удалить из программы так как по нему сохраняется вся история в программе поэтому для его дезактивации необходимо зайти в него и отжать галочку напротив ячейки активен и также если у вас были начисленные
Платежи за аренду налоги коммуналку которую вы уже не будете платить то тогда необходимо зайти в эти вкладки и убрать эти начисления после отжатия галочки активен программа сама автоматически проставит дату закрытия офиса в данной ячейке и офис станет [музыка] неактивным Y
Настройка IP-телефонии в CRM