Шаблон битрикс24 — Для чего создавать шаблоны?

Задачи, в отличие от снежинок, иногда бывают и одинаковыми. Например, каждый вторник в 12:00 нужно проверить список входящих документов. Сделать это не так сложно — можно просто поставить соответствующую задачу. Но во второй раз создавать такую же задачу вам будет уже лень, в третий вы будете делать это с ненавистью на все живое на Земле, а в 4й — просто забьете и работа не будет выполнена.

Откажитесь от рутины при помощи шаблонов задач. Задачи будут ставиться автоматически в нужное для вас время и без вашего непосредственного участия.

Для чего создавать шаблоны?

Шаблоны задач позволяют решить 2 основные проблемы:

  1. Когда вам нужно, чтобы задача регулярно создавалась сама собой в определенный момент.
  2. Если у вас имеется какая-то типовая задача с одинаковыми значениями полей и вам не хочется в очередной раз их заполнять заново. Заведите шаблон с заполненными полями, а потом просто создавайте задачу, когда это нужно.

Как создать шаблон задачи?

По сути, создание шаблона идентично созданию самой задачи. Форма практически одинаковая, с небольшими отличиями. Посмотрите видеопример, а после него я дам комментарии по некоторым ключевым моментам:

    • Как я уже говорил, задачи по шаблону могут создаваться автоматически в указанное время либо вручную. На видео мы выбрали первый вариант. Для этого в поле Повторять задачу я указал пункт Сделать задачу регулярной и ввел время создания.Если вы не хотите, чтобы задача автоматически создавалась, то пропустите это поле. Задачу в таком случае нужно будет создать из списка шаблонов:
      Добавить задачу по шаблону.png
    • Очень часто нужно создать большую задачу, охватывающую целый комплекс регулярных работ. Добавьте к шаблону подзадачи, и они будут сразу создаваться вместе с главной. Сделать это можно как при редактировании шаблона, так и по команде Добавить подзадачу для шаблона на скриншоте выше. Создание подзадачи идентично — не будем останавливаться на этом:)

 

  • Лайфхак по указанию крайних сроков для шаблонов. Регулярные задачи трудно жестко привязать к датам, ведь они часто могут создаваться в разные дни. Укажите продолжительность выполнения задачи в поле Крайний срок через, как я это делал на видео. Таким образом, крайний срок будет высчитываться автоматически в зависимости от того, когда вы создадите задачу.
Администратору сайта доступна опция Шаблон задачи для вновь добавляемого сотрудника. Эта задача будет автоматически ставиться новому сотруднику при его приеме на работу и добавлению на портал. Данная возможность пока не присутствует в «коробочной» версии Битрикс24.

Можно ли поделиться шаблонами задач с коллегами?

Некоторые задачи иногда бывает необходимо выполнять всем сотрудникам подразделения, но при этом отдельно друг от друга. Чтобы сэкономить время и усилия коллектива, шаблоны задач может создать один человек, а пользоваться ими — кто угодно. Для этого надо дать вашим коллегам Права доступа.

Настройка прав доступа к шаблону задачи.png

Есть 2 уровня доступа:

  1. Полный доступ к шаблону задачи — пользователь, наделенный такими правами, может просматривать шаблон, редактировать его и создавать задачи по шаблону.
  2. Чтение шаблона задачи — пользователю доступны только просмотр шаблона и создание задачи. Редактировать шаблон он не может.

Просто найдите нужного человека в списке и укажите его права доступа.

 

Как видите, шаблоны решают очень много производственных задач и упрощают работы по целому ряду направлений. Уверен, вы найдете им достойное применение:)

Теги: